Dossier: Sociaal Jaarverslag

Sociaal Jaarverslag (informatie en rapportagemodel)

Om een goed sociaal jaarverslag te maken is meer nodig dan een presentatie van wat personeelsgegevens en regelingen. Een goed sociaal jaarverslag is aantrekkelijk vormgegeven en bevat beleidsanalyses, interviews met personeelsleden, toekomstverwachtingen en samenvattingen die de leesbaarheid vergroten. Maar boven alles is het een verslag waarin het wezen van het sociale beleid aan de orde komt in de context van het bedrijf of instelling. Een verslag dat werknemers graag lezen en aan anderen laten zien.

Human Capital Group heeft een handleiding sociaal jaarverslag geschreven die nu, volledig geactualiseerd, beschikbaar is voor abonnementhouders.
Bent u abonnee, klik dan hier om het document in te zien. 

Bent u nog geen abonnee, laat u dan hier informeren over onze verschillende abonnementsvormen.  

Suggesties voor de inhoud

Ieder voorjaar ligt de vraag bij P&O op tafel: ‘Wie schrijft dit jaar het sociaal jaarverslag?’ Het is veel werk. Maar het sociaal jaarverslag is ook een prachtig communicatiemiddel voor het sociale beleid van de organisatie.

In het sociaal jaarverslag schetst de onderneming de ontwikkelingen in het afgelopen jaar en haar verwachtingen voor de toekomst. Hierbij wordt in het bijzonder aandacht besteed aan het gevoerde sociaal beleid, personele ontwikkelingen en die elementen waarover de OR instemmingsrecht heeft. (Houd u ook de ontwikkelingen bij rondom de Wet op de Ondernemingsraden, deze wet zou kunnen worden herzien).  

Welke inhoud?

Iedere organisatie moet volgens artikel 31b van de Wet op de Ondernemingsraden (WOR) verslag doen aan de OR over het gevoerde sociaal beleid, aan de hand van harde personeelsinformatie. Een minimaal sociaal jaarverslag bestaat dan ook uit een mengeling van cijfers uit het personeelsinformatiesysteem met een terug- en vooruitblik in verhaalvorm.

De WOR geeft richtlijnen voor de inhoud van het sociaal jaarverslag. Dat zijn op de eerste plaats de onderwerpen waarover de OR instemmingsrecht heeft:

• regelingen voor werktijden
• vakantie
• arbeidsomstandigheden
• personeelsopleidingen
• regels voor het aanstellen, bevorderen of ontslaan van medewerkers
• de registratie van, omgang met en bescherming van persoonsgegevens
• personeelsvolg- of registratiesystemen
• regelingen voor ziekteverzuim en reintegratie
• regeling voor pensioen, winstdeling en spaarregeling
• beloning of functiewaarderingssysteem

Verder ook de onderwerpen waarvoor de OR zorgplicht heeft:

• werkoverleg
• arbeidsomstandigheden
• interne milieuzorg
• gelijke behandeling van vrouwen en mannen
• inschakeling van gehandicapte werknemers en allochtonen.

Naast deze onderwerpen, kunt u ook andere onderwerpen over het sociaal beleid opnemen die in het verslagjaar speelden.

Als het sociaal jaarverslag bedoeld is voor de OR, moet er gewoon een duidelijk en compleet stuk op tafel liggen. De meeste organisaties kiezen er voor om meer te doen met het verslag. Iedere medewerker krijgt dan het sociaal jaarverslag op zijn/haar bureau. Veel organisaties plaatsen hun sociaal jaarverslag ook op Internet. Daarmee wordt het een belangrijk instrument voor arbeidsmarktcommunicatie en een informatiebron voor sollicitanten.

Openbaarmaking stelt eisen aan het taalgebruik en de toegankelijkheid van de gegevens. Daarvoor kunt u een gespecialiseerd tekstbureau inschakelen, of een goede interne schrijver. De toegankelijkheid vergroot u door het plaatsen van illustraties en informatieve interviews met medewerkers. Om niet jaar in, jaar uit in herhaling te vallen, kunt u er voor kiezen ieder jaar een ander thema als uitgangspunt te nemen dat als rode draad door het jaarverslag loopt.

Op deze website wordt u, in het document Sociaal Jaarverslag (informatie en rapportagemodel), informatie gegeven hoe een goed sociaal jaarverslag te maken en treft u zestig kengetallen aan die u in uw sociaal jaarverslag kunt kwantificeren. Enkele kengetallen zijn voorzien van landelijke en branche gemiddelden. U kunt op deze wijze de uitkomst van de kengetallen van uw organisatie vergelijken (benchmarken) met landelijke- en branchegemiddelden. Het opstellen van uw sociaal jaarverslag wordt op deze wijze eenvoudiger en minder tijdrovend.

Deze informatie is alleen toegankelijk voor abonnees van het HR Service Center. Ga naar Home, inloggen, Informatie (boven aan de pagina), kies: HRM Algemeen/Sociaal jaarverslag. Als u nog geen abonnee bent kunt u zich hier informeren over de verschillende abonnementsvormen.

Sociaal Jaarverslag

Het sociaal jaarverslag wordt verschillend bekeken. Veelal gaat men er nog van uit dat een sociaal jaarverslag iets is als een jaarkroniek van hel personeelsorgaan of een jaarlijkse populaire uitgave ten behoeve van het personeel. Dit doet het sociaal jaarverslag te kort.

Het sociaal jaarverslag zou een deel van het algemeen jaarverslag moeten zijn, waarin naast de jaarrekening en een bespreking van de financiële resultaten ook het sociaal beleid uitvoerig aan de orde komt. In deze samenhang gebracht getuigt het jaarverslag  van de opvatting dat het sociaal beleid een geïntegreerd deel uitmaakt van het organisatiebeleid. In die samenhang kan de leiding ten opzichte van de diverse doelgroepen verantwoording afleggen over het gevoerde sociaal beleid.

Zoals de jaarrekening bestaat uit een balans, een staat van baten en lasten, een staat van herkomst en besteding van middelen en een opgave van de verdeling van het eventueel resultaat, dit alles met de nodige toelichtingen, zo dient ook het sociaal jaarverslag op een vergelijkbare wijze te worden opgesteld. Derhalve niet uitsluitend bestaande uit cijfermateriaal, maar ook niet uitsluitend bestaande uit een toelichtend relaas. Doel is een evenwichtige combinatie van beiden, cijfers en toelichting, die een beeld kunnen geven van de stand van zaken in sociaal opzicht. Wel geeft de toelichting een beeld van de herkomst van het cijfermateriaal en hoe de leiding dit heeft gebruikt, verwerkt en geïnterpreteerd.

Als opening zal men een overzicht geven van de huidige stand van zaken in vergelijking tot het vorige verslag. Hierbij geeft men een overzicht van de organisatieontwikkeling, de personeelssterkte (personeelsopbouw, kwalitatief en kwantitatief) en de verdeling over de afdelingen of organisatieonderdelen. Dit is een overzicht in algemene lijnen, per doelgroep kan worden gedetailleerd. Vooraf moet men zich echter wel een beeld vormen van deze doelgroepen. De toelichtingen bij dit cijfermateriaal dienen sober te blijven en voldoende om inzicht te geven.

Vervolgens volgt een overzicht van het geplande beleid, onder andere op de onderwerpen genoemd in art. 27 van de Wet op de Ondernemingsraden, maar ook betreffende de punten die de Arbeidsomstandighedenwet verplicht te melden en alle andere beleidszaken die binnen de eigen situatie van belang zijn. Onderstaand enkele suggesties:

• wijzigen CAO;
• zaken met betrekking tot een pensioenverzekering, een winstdelingsregeling of spaarregeling; werktijden en vakantie;
• belonings- en functiewaarderingssystemen;
• regelingen op het gebied van de veiligheid, gezondheid en welzijn, de Arbeidsomstandighedenwet;
• het beleid ten aanzien van werving, selectie, indiensttreding, ontslag, introductie en loopbaanbegeleiding;
• uitkomsten van het jaarlijks medewerkerstevredenheidsonderzoek;
• het beleid ten aanzien van:
     . de opleiding, vorming en training,
     . de personeelsbeoordeling,
     . het werkoverleg,
     . de behandeling van individuele klachten, privacy;
• de positie van jongeren, gehandicapten, allochtonen en vrouwen in de onderneming.

Naast de punten geformuleerd in de doelstellingen sociaal beleid, komen ook nog openstaande actiepunten uit het vorig jaarverslag aan de orde. Voorts wordt verslag gedaan van de nieuwe ontwikkelingen in de arbeidsvoorwaarden, CAO, enz. Daarnaast komen punten aan de orde die nog niet zijn geformuleerd en nog niet eerder zijn behandeld. 
Als men de sociale doelstellingen en uitgangspunten toetst op de mate van verwezenlijking, krijgt men een wijze van verslaglegging, die voor een reeks van jaren bruikbaar zal blijken. Het is dan wel van belang om een goed onderscheid te maken tussen doelstellingen op korte, middellange en lange termijn. Per onderwerp kan men dan nagaan, welke van de doelstellingen zijn gerealiseerd en welke in de komende periode extra aandacht verdienen. Indien men bij de beschrijving van het resultaat ook in korte of langere bewoordingen tevens weergeeft wat de doelstelling precies inhoudt, kan men zich een juist beeld vormen van wat voor resultaat er valt te boeken.

Waar zijn richtlijnen te vinden voor het opstellen van een sociaal jaarverslag?

In de Wet op de Ondernemingsraden (WOR), art.31 en art.35, is gesteld dat in het jaarverslag de directie haar visie op de ontwikkelingen in het afgelopen boekjaar en haar verwachtingen voor de toekomst geeft. Bij dit laatste wordt in het bijzonder aandacht besteed aan:

• de investeringen;
• de financiering;
• de personeelsbezetting;
• de omstandigheden waarvan de ontwikkeling van de omzet afhankelijk is;
• de omstandigheden waarvan de ontwikkeling van de rentabiliteit afhankelijk is;
• de werkzaamheden op het gebied van onderzoek en ontwikkeling.

Artikel 31 b gaat dieper in op sociale informatie. Hier wordt gemeld dat hierin gegevens betreffende de aantallen en verschillende groepen van de in de onderneming werkzame personen, evenals op het gebied van het door de werkgever in het afgelopen jaar ten aanzien van die personen gevoerde sociale beleid, in bijzonder met betrekking tot aangelegenheden als bedoeld in de artikelen 27 (instemmingsrecht van de ondernemingsraad), 28 (zorgtaken van de ondernemingsraad) en 29 (benoemingsrecht bestuursleden).

Voorts doet de ondernemer daarbij mededeling van zijn verwachtingen ten aanzien van de ontwikkeling van de personeelsbezetting in het komende jaar, evenals van het door hem in dat jaar te voeren sociale beleid, in het bijzonder met betrekking tot aangelegenheden als bedoeld in de artikelen 27, 28 en 29.

Meer informatie: stuur een berichtje naar hrmdesk@hucag.nl

Reacties of opmerkingen?

Stuur een e-mail naar hrmdesk@hucag.nl
Of bel: 030-2193960 (Vraag naar het HR Service Center)
Vragen naar aanleiding van dit dossier? Ga naar de Vraag & Antwoord module
Voor meer informatie zie ook : archief nieuwsbrief